En España debes conservar los albaranes al menos seis años desde el último asiento contable que los respalde, según el Código de Comercio. La AEAT puede requerirlos durante el plazo de prescripción de cuatro años, pero el plazo mercantil de seis años es el que manda en la práctica. En obra pública, sectores regulados o procedimientos abiertos, el plazo se extiende. Estos son los plazos exactos y cómo aplicarlos sin complicarte.
Plazos de conservación: tabla rápida
| Régimen aplicable | Plazo de conservación | Marco normativo |
|---|---|---|
| Empresas privadas (general) | 6 años desde último asiento | Art. 30 Código de Comercio |
| Documentación fiscal AEAT | 4 años (prescripción) | Art. 66 LGT — extensible si hay procedimiento abierto |
| Operaciones sujetas a obras públicas / contratos públicos | Hasta 10 años o el plazo del pliego | Pliego del contrato + LCSP |
| Operaciones con financiación europea | 3-5 años desde cierre del programa (típicamente 10 años desde la operación) | Reglamentos UE específicos |
| Documentación con interés probatorio en litigios abiertos | Indefinido hasta resolución firme | Procedimiento judicial |
Regla práctica conservadora para una constructora pyme: 6 años desde el último asiento. Cubre la inmensa mayoría de casos.
¿Desde cuándo se cuenta el plazo?
El plazo se cuenta desde el último asiento contable que afecte al documento, no desde la fecha del propio albarán. Esto significa:
- Albarán emitido 15/03/2026.
- Factura asociada contabilizada 30/03/2026.
- Cierre del ejercicio 31/12/2026 con asiento final el 31/03/2027.
- Plazo de conservación de 6 años → conservar hasta 31/03/2033.
Si dentro de esos años ocurre cualquier asiento posterior que toque la operación (rectificación, abono, regularización), el plazo se "reinicia" desde el último asiento real.
¿Qué pasa si no conservas el albarán el plazo legal?
Las consecuencias depende del marco que se incumpla:
- Mercantil: posibilidad de sanciones por incumplimiento de obligaciones contables. Más relevante: pérdida de prueba en disputas con proveedores o clientes.
- Fiscal: si la AEAT requiere el documento en una inspección y no lo aportas, puede regularizar la operación o no admitir la deducción asociada.
- Sectorial: en obra pública, no aportar documentación justificativa puede implicar reintegro de la subvención o de fondos contractuales.
El coste de no conservar bien es asimétrico: en el 99% de los casos no pasa nada; en el 1% en que pasa, puede salir muy caro.
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¿Puedo conservar los albaranes en digital o tengo que mantener el papel?
Puedes conservarlos en digital si la digitalización cumple los requisitos legales: autenticidad, integridad y legibilidad durante todo el periodo. Una digitalización con audit log, hosting europeo y exportación libre cumple el caso de uso normal. El papel original puede destruirse según política interna una vez validado el flujo digital.
Para detalle completo del marco legal del albarán electrónico, consulta albarán electrónico en España: validez legal.
¿El plazo es 4 años o 6 años? ¿Cuál cuenta?
Cuenta el más largo aplicable. Para una empresa privada general: 6 años (Código de Comercio). Aunque la AEAT prescriba a los 4, el albarán es documento mercantil y el plazo mercantil prevalece. En obra pública o con financiación europea, plazo aún más largo.
¿Y si mi empresa es persona física (autónomo)?
La obligación mercantil de conservación de 6 años aplica a empresarios mercantiles. Los autónomos en estimación directa simplificada conservan documentación fiscal 4 años. Recomendación práctica: 6 años en cualquier caso, por sencillez.
¿Cuenta el periodo desde la fecha del albarán o desde la factura?
Desde el último asiento contable que afecte al documento. Habitualmente, el cierre anual del ejercicio en que se contabilizó la operación. No desde la fecha del albarán.
¿Puedo destruir el papel y quedarme sólo con el digital?
Sí, siempre que la digitalización sea íntegra y trazable, y la AEAT lo permita conforme a la "digitalización certificada" en su caso. Recomendación: conserva el papel el primer año mientras validas el flujo digital, después destruye.
¿Qué pasa si la herramienta SaaS desaparece y pierdo el archivo?
Aquí es donde la exportación libre es no negociable. Cualquier herramienta seria te debe permitir exportar el archivo histórico completo en formato abierto en cualquier momento. Programar exportaciones periódicas (mensuales o trimestrales) a tu propio almacenamiento es buena práctica.
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Aviso: este artículo es informativo y no constituye asesoramiento legal o fiscal. La aplicación concreta a tu empresa depende de su régimen, sector y operativa. Consulta con tu asesor antes de tomar decisiones de cumplimiento.
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